業務可視化と改善環境を構築 購買・資産管理業務BPO

~「入念な業務引継ぎ」と「最新業務フローを記したマニュアル整備」~

 

◆サービス提供会社

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社(PBS)

 

 

 

◆導入先企業様

大手ゲームメーカー (従業員数:約2,500名)

 

 

◆サービス

購買・資産管理業務(発注書作成・送付、納品対応・購入元連絡、資産管理情報登録、請求書支払い処理、月次処理など)のBPOサービス

 

 

 

◆課題

  • 10年以上の長期にわたり、同じBPO業者に購買・資産管理業務を委託。しかし業務マニュアルなどが共有されず、委託業務全体がブラックボックス化。
  • 業務フローや工数を把握できなかったため、前任BPO業者の業務遂行の課題や改善の余地がないかの検討ができなかった。
  • 両社の役割分担を明確にしていなかったため、本来自社社員が行うべきではない業務を行っていた。

 

 

 

◆アウトソーシング導入後の効果

 

  • 未更新だった前任BPO業者によるマニュアルを、PBSに運営委託を切り替えたタイミングで最新の情報や手順へ内容を更新し、当社側にも共有。業務の可視化により業務運営の効率・安定化が実現すると同時に、委託運営の手法がオープンになったことで、当社からも運営の改善提案を行うことができた。
  • 当社とPBSで更なる効率化を目指した相談を行った後、業務手順変更を行い、その内容をマニュアルに反映。常に改善を目指す体制を両社で構築することができた。
  • PBSへの切り替えにあたり、改めて業務委託を行う範囲を明確化するとともに、レポートラインを整理。両社の役割分担が明確になり、不要な工数を取られることが無くなった。

 

 

 運用開始の半年前から、前任業者から引き継がれたマニュアルを基に、PBSで現在の業務内容に則ったマニュアルを一から作成頂きました。これにより、以前までは口頭伝承されていた業務手順を可視化でき、前任業者に比べて、業務ミスが大幅に削減されました。
 さらにマニュアル更新の都度、PBSから社員に内容の共有・レビューがあるため、業務のブラックボックス化を防止できるようになりました。その結果、BPO化していない業務を含めた全体視点でのフロー改善に着手する環境を構築することができました。

 

 

 

 

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