給与業務のアウトソーシングにより、属人化の排除と業務の継続性向上、業務工数20%の削減に成功
業務にあたる人数を20%削減、残業時間も20％削減に成功
株式会社日本取引所グループ
事業内容：金融商品取引所持株会社グループの経営管理及びこれに附帯する業務
業種：その他金融業
導入製品/サービス：弊社との協業による「ProActiveE2人事・給与」を活用した給与計算アウトソーシング（BPOサービス）
株式会社日本取引所グループ 人事部 課長 岩本 充氏
課題
- 業務の属人化で、各社員の業務範囲や業務プロセスの見える化が困難
- 業務の複雑化が進み、作業を誤るリスクが存在
効果
- 担当業務の入れ替えや、担当者の入れ替えも可能となり、属人性が排除された
- 業務の見える化実現で作業誤りを防止することができ業務品質が向上した
- 業務にあたる人数を20%削減、残業時間も20％削減に成功
断続的な定年退職で浮かび上がった課題
▶ アウトソーシングを検討されたきっかけを教えてください
弊社人事部では、ここ数年で給与業務を担当する社員の定年退職が断続的に発生していました。業務の引継ぎのため、丁寧なマニュアル作成などを試みましたが、給与業務が属人化してきた背景もあり、それぞれの社員の業務範囲や業務プロセスの見える化が困難な状況でありました。そこでアウトソーシングにより以下の２点について解決をしたいと考えました。１つめは「業務の継続性を高める」。２つめは「業務品質の向上」です。
今後、定年退職者の増加や社員のご家族の介護等により、業務継続が困難な場面が到来する恐れがあるため、アウトソーシングを活用し、現在行っている業務のフローの見直しも含め検討し、属人化の排除を行い、業務の継続性を高めたいと考えました。
また、昨今の働き方改革等により、会社の休暇制度や福利厚生の制度が多様化したことから、業務の複雑化が進み（控除項目の増加等）、作業を誤るリスクが存在していました。アウトソーシングを活用し、現在の給与担当・福利厚生担当の枠を超えてオール人事部で、作業誤りを減らす取り組みを検討し、業務品質の向上を行いたいと考えました。
アウトソーシング未経験のため、大きな不安が
▶ アウトソーシング検討に至るまでの悩みを教えてください
弊社はアウトソーシングが初めての試みであったため、2点不安な点がありました。
１つは、弊社の給与業務を正しく理解していただけるか。
弊社の給与業務を制度面からも運用面からもご理解いただかないと、正しくアウトソーシングすることができないのでは、と不安に思っていました。
２つめは、弊社の給与業務の課題について解決できるか。
解決したい課題に対して正しくご理解いただき、実現可能なご提案をいただけるか、不安に思っていました。
▶ 当社の提案を受けてみてどう感じましたか？
弊社からの質問や疑問点に対して的確な回答をしていただいたことや、スピード感を持った提案をいただいたこと、また、営業の方と導入支援担当の方の意識のズレがなく提案していただき、安心感があり期待ができると感じました。
コミュニケーションを重要視しパソナHRソリューションに決定、導入プロジェクトは楽しかった
▶ 当社に決めたポイントはどこですか？
提案をいただいた内容はもちろん、弊社の課題を一緒に解決していただこうとされていた積極的な姿勢や、スピード感、パソナHRソリューションの皆様の丁寧な対応が大きなポイントです。特に給与業務はミスコミュニケーションが発生すると、弊社の社員に迷惑をかけることとなるため、コミュニケーションはとても重要視しました。複数社から見積を取り比較検討し、パソナHRソリューションの提案が一番適切な価格であると判断し決めました。
▶ 検討期間はどの程度でしたか？
4カ月程です。
▶ 導入プロジェクトはどうでしたか？
表現が適切か分からないですが、とても楽しかった、という感想に尽きます。
ただし、勘違いしてはいけないのが、アウトソーシングだから先方に丸投げするということではなく、弊社が発注者としての責任をきちんと全うするということと、適切な対価をお支払いするということが、プロジェクトを円滑に進めるための肝だと考えています。
また、プロジェクトの留意点としては、アウトソーシング導入の過程では、現在の確立された各業務・各担当を尊重しつつも、現在の業務プロセスが全て正しいとして、業務を委託するのではなく、未来志向で現在の業務プロセスの見直しも含めて検討を行いました。
現在の確立された役割分担を尊重しつつも、社員に対して誤りなく給与を支給するためにどうすればいいかという観点で、役割の一部変更等も含めて検討を行いました。
20%の工数削減を実現し、残業時間も20%削減
▶ 導入後の効果はいかがですか？
大きく分けて３つあります。
１つめは、業務の継続性を高めることができました。
アウトソーシングを行うことで業務が見える化し、担当業務の入れ替えや、担当者の入れ替えも可能となり、属人性が排除されました。
２つめは業務品質の向上です。
業務が見える化することで弊社内での確認が容易になり、また、弊社、パソナHRソリューションの両社で作業誤りを防止することができ、品質が大幅に向上しました。
３つめはその他として、アウトソーシングを行うことで、役割分担が明確になり、業務フローが構築されたことからOJTがやりやすくなりました。また、アウトソーシング以前は5人で行っていた業務を4人で行えるようになり、かつ、残業時間も20％減りました。
作業減少により従業員向けの福利厚生サービスの案内（確定拠出年金等）に時間を割くこともできました。
▶ 導入後のサポートはいかがですか？
導入後はトラブルや問題は一切発生していません。また、パソナHRソリューションのご担当者とのやり取りにおいては、丁寧かつスピーディ、理解力・対応力の高さから、導入前より弊社社員からの評価が高まっています。
人事労務業務でもさらなる工数削減の実現に期待
▶ 今後パソナHRソリューションに期待することを教えてください
給与計算は無事にスタートしましたが、人事労務業務（発令やデータ管理等）のアウトソーシングのご提案を頂いており、さらなる工数削減に繋げていきたいと考えております。また人事の業務は常に変化が伴います。HRテックを活用した人材育成や採用活動、人事評価、タレントマネジメントなどの人事領域の業務の改善から、withコロナ・afterコロナを踏まえた働き方改革、福利厚生制度のあり方など多岐にわたりますので、弊社の課題に対して、世の中の潮流を踏まえた良いご提案をいただけることを期待しています。
パソナHRソリューションについてさらに詳しい案内はこちら
https://pasona-hrs.co.jp/
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