働き方変革をITの力でサポート

〜Notes移行の大規模プロジェクトを推進〜

働き方変革を目指し、ITツールの見直しを図る

ITインフラの構築や運用、保守などを手がけるリコーITソリューションズ。同社はリコーグループをITの力で支える企業として、ソフトウェア開発やシステム構築に関する豊富な知見をもつ。

数々の事業やプロジェクトを推進するうえでは、情報をシームレスに共有し、最大限に活用することが欠かせない。そこでリコーITソリューションズは社内のシステム基盤に「Notes」(ノーツ)を採用し、1995年ごろから情報のデータ化に注力してきた。

 

「Notesのプラットフォーム上で業務を見直した結果、ペーパーレス化が進み、従来よりも効率良く仕事に取り組めるようになりました。しかし、社内で働き方変革が進むにつれて、既存のシステムでは対応できない課題も発生していました」と、リコーITソリューションズのビジネスプロセス革新事業部、NotesExit推進室で室長を務める小林元氏は話す。

 

リコーグループ全社が2017年から推進している「働き方変革」では、9万人を超える従業員の業務生産性を高め、個人やチームとして最大限のパフォーマンスを発揮できる環境作りに注力している。これは、昨今の社会変化に対応するため、今までの延長線上にある「改革」ではなく、常識や前例にとらわれない「変革」 を進める取り組みだ。

 

例えば、15時以降は社内の会議を設定しないなど、働き方や業務の進め方を細かな部分から再検討。

こうした変革を進めるなかで、時間と場所を柔軟に選べる働き方の実現や活発なコミュニケーションを促すためには、ITシステムの再構築が重要な課題となっていた。

 

受発注や生産など多岐に渡る情報は従来、Notesのプラットフォーム上で管理していた。

しかしモバイル端末には対応していないほか、アクセスするためにはVPN接続が必要など、オフィス以外では使いづらいという声が挙がっていた。

 

信頼と技術力が、プロジェクト成功のカギに

Notesの運用に課題を抱えていたリコーITソリューションズは、2017年ごろから新たなプラットフォームへの刷新を検討。様々なシステムを比較するなかで、機能の追加や変更がしやすいシステム共通基盤「intra-mart(イントラマート)」の導入を決めた。

 

intra-martは、ドラッグ&ドロップの操作で簡単にシステムを構築できるローコード開発機能を備えている。また、ユーザーインターフェースを統一させ、AI・RPAなどのデジタル技術や外部システムとも連携することが可能だ。

 

リコーITソリューションズはintra-martの導入にあたり、まずは業務やデータベースの仕分けから着手。掲示板などのコミュニケーションに関するシステムは、Office365などの標準アプリケーションに移行し、業務固有のプロセスをサポートするシステムはintra-martを基盤として移行することで、開発ボリュームとコストを抑える方針を固めた。

 

しかし社内には、intra-martの開発に知見のある技術者が不足していた。そのため、別のプロジェクトで協業した実績のあるパソナテックが開発や運用、そして保守をサポートすることになった。

 

「実は本件について相談した当初、パソナテックさんにはintra-martの開発経験がないとおっしゃっていたんです(笑)。その偽りのない誠実な対応に、信用できるなと感じて。過去に別のプロジェクトでご一緒したこともあり、信頼感もありましたね。また、担当の方からは一緒に成長していきましょうとメッセージをいただき、同じ志をもって共にゴールまで頑張ろうと決めました」(小林氏)

 

こうしてリコーITソリューションズとパソナテックの協業が決まり、Notesからintra-martへの「Notes移行プロジェクト」がスタート。まずはプロジェクト全体のデータベース13万件のうち、intra-martに移行する対象を約1300件まで厳選した。販売管理、営業支援、そして生産管理など、構築する業務アプリケーションの数は約30件となり、国内外あわせて累計1,000人/月を超えるメンバーが携わるビッグプロジェクトとなった。

 

ベトナムのオフショア開発を活用し、コストを抑制

膨大な量のデータ移行と数多くのプロジェクトを推進するにあたり、パソナテックはベトナムの自社拠点を活用。プロジェクトの立ち上げ時は、中核メンバーが日本からベトナムへ赴き、 現地のエンジニアにマンツーマンで直接指導する機会を設けたほか、リコーITソリューションズのメンバーも現地の視察に同席した。

 


 

その結果、全体の開発の7割をベトナムのオフショア​チームに集約し、コストの抑制に成功。累計1,000人/月を超えるメンバーが携わるプロジェクトの規模を考慮すると、ベトナムチームの起用はなくてはならない施策となった。​

 

小林氏は「実際に顔を合わせて弊社のサービスやプロジェクトの概要を共有できたため、良い関係性を築けました。現地メンバーの入れ替わりが少ないことも、プラスの要素になったと思います。

 

ベトナムを実際に訪問したおかげで、オフショア開発と聞くだけではイメージできなかったような良さを理解できました」と振り返る。

 

パソナテックのクラウドソリューション事業部システムソリューション第2グループでグループ長を務める澤村は、オフショア開発で大切にしているポイントを次のように語る。

 

「日本側とベトナム側がお互いに顔をあわせてプロジェクトの目的やゴールを共有することは、苦しい時に最終的に踏ん張れる力になります。なぜ自分たちはこのプロジェクトに取り組んでいるのか。小さなすり合わせを一つひとつ行うプロセスは、決して効率が良いとは言えないかもしれません。しかしチームをつくるうえでは、非常に大きな意味をもつと考えています」(澤村氏)

 

変化の激しい時代を、共創パートナーとともに歩む

2018年に開始したNotes移行プロジェクトは、現在は保守や管理のフェーズに移行している。パソナテックのクラウドソリューション事業部システムソリューション第2グループでシニアマネジャーを務める中條は「試行錯誤を繰り返した約2年間は、弊社にとっても非常に貴重な経験になりました。多くの方々のサポートのおかげで成功したプロジェクトといっても、過言ではないと思います」と話す。

 

パソナテックは2020年、株式会社NTTデータイントラマート社の開発オフィシャルパートナーとしての資格も取得。Notesからintra-martにシステムを移行する場合は、特性やメリット、そしてデメリットを把握した上で、intra-mart専門資格を持ったメンバーがコンサルティングを行っている。プロジェクトでは、要件定義から保守といったすべてのフェーズでの支援が可能だ。​

 

リコーITソリューションズの社内では、intra-martの導入後に社員から様々な意見が挙がっている。なかには「より使いやすいシステムにするために、別の機能を追加できないか」といった、改善に向けた具体的な提案やポジティブなフィードバックもあるという。

 

「データの膨大な量とプロジェクトの数の多さを目の前にして、当初は完成後をイメージすることすら難しかったというのが本音です。開発テスト中には色々な問題も発生していたため、とにかくトライアンドエラーを繰り返す日々でした。今回のNotes移行プロジェクトは、社内でもDX(デジタルトランスフォーメーション)の教科書と呼べるような、とても良い事例になったと感じています」(小林氏)

現在のように社会や環境の変化が激しい時代においては、過去の経験や実績が将来にも必ず役立つとは限らない。

小林氏は「自社の技術やリソースだけで課題を解決することは、ますます難しくなるでしょう。今後は外部のパートナーや企業と知見やノウハウを共有し、共にゴールに向かう姿勢が重要になると考えています」と語った。

 

導入先企業情報

■導入企業

 

 

■利用サービス

システム共通基盤・intra-mart(イントラマート)

 

ウェブアプリケーションのシステム共通基盤(統合型フレームワーク)製品。業務アプリに必要となるユーザーインターフェースやセキュリティ、レポートや帳票作成、モバイル端末対応などの機能がある。用途に応じて必要な機能を選び、組み合わせられる。

 

■プロフィール

リコーITソリューションズ株式会社 ビジネスプロセス革新事業部 NotesExit推進室 室長 小林 元 氏

株式会社パソナテック クラウドソリューション事業部  システムソリューション第2グループ グループ長 澤村 順

株式会社パソナテック クラウドソリューション事業部  システムソリューション第2グループ シニアマネジャー 中條 誠

 

インタビュー日時:2021年5月28日

 

 

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